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Coronavirus: Come lavorare da casa, nel modo giusto

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Le aziende di tutto il mondo hanno introdotto il lavoro a distanza obbligatorio. Che tu sia un principiante o un veterano del WFH, ecco cosa devi fare per rimanere produttivo.

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Google, Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce, Spotify. Dal Regno Unito agli Stati Uniti, dal Giappone alla Corea del Sud, sono tutte aziende globali che, negli ultimi giorni, hanno lanciato politiche obbligatorie di lavoro a domicilio in mezzo alla diffusione di Covid-19.

Ed è realistico supporre che il passaggio al 'home office' diventerà la nuova normalità per molti di noi per un po' di tempo, visto che mercoledì l'Organizzazione Mondiale della Sanità ha annunciato che il coronavirus ha raggiunto ufficialmente lo stato di 'pandemia'.

Alcuni dipendenti lavoreranno per la prima volta da casa, il che significa capire come rimanere in attività in un nuovo ambiente che potrebbe non prestarsi alla produttività. Ma ci sono modi per ottenere risultati ed evitare di impazzire, dall'allestimento di un buon ambiente di lavoro al modo in cui si parla al proprio team.

Aumentare la comunicazione

Coronavirus o no, la chiave per lavorare da casa è una comunicazione chiara con il vostro capo - e sapere esattamente cosa ci si aspetta da voi.

"Avere aspettative davvero chiare per la comunicazione giorno per giorno", dice Barbara Larson, una professoressa di management della Northeastern University di Boston che studia il lavoro a distanza. "Chiedete [al vostro manager] se non gli dispiace avere una chiamata di 10 minuti per iniziare la giornata e concludere la giornata. Spesso i manager non ci hanno pensato"

La maggior parte delle persone passa le giornate in prossimità del proprio capo, il che significa che la comunicazione è facile e senza sforzo. Ma questo è tutto fuori dalla finestra con il lavoro a distanza, e l'interruzione della comunicazione è ancora più probabile se il vostro posto di lavoro non è abituato a lavorare a distanza. Il vostro manager potrebbe non essere abituato a gestire virtualmente le persone, ad esempio, o la vostra azienda potrebbe non avere una suite di strumenti pronti all'uso per i lavoratori remoti, come l'applicazione per la chat Slack o l'applicazione per videoconferenze Zoom, dice Larson.

Ma anche per chi ci è abituato, lavorare da casa può sentirsi destrutturato e isolato. L'anno scorso, uno studio condotto su 2.500 lavoratori a distanza dall'agenzia di sviluppo del marchio online Buffer ha rilevato che la solitudine è stata la seconda sfida più segnalata, vissuta dal 19% degli intervistati. La solitudine può far sentire le persone meno motivate e meno produttive.

Quindi, quando si comunica con il proprio capo e il proprio team da casa, aiuta se la comunicazione può essere il più possibile "ricca", faccia a faccia e istantanea, dice Larson: videochiamate, Skype, Zoom.

"Lontano dagli occhi, lontano dal cuore può essere un vero problema per i lavoratori a distanza", dice Sara Sutton, CEO e fondatrice di FlexJobs, un sito di annunci di lavoro a distanza. "I migliori lavoratori a distanza si rivolgono regolarmente a colleghi e manager" attraverso una varietà di strumenti.

Trattatelo come un vero lavoro

Ci sono anche alcuni consigli di WFH senza tempo a cui fare riferimento. Per esempio, solo perché si può oziare in pigiama non significa che si debba farlo. "Fatevi una doccia e vestitevi. Trattalo come un vero lavoro", dice Larson.

Se non avete un ufficio a casa, fate tutto il possibile per creare uno spazio ad hoc e su misura esclusivamente per il lavoro. "Non avere uno spazio home office ben attrezzato quando [le persone] iniziano a lavorare a distanza può causare un temporaneo calo di produttività", spiega Sutton. Dice che i doppi monitor e una tastiera e un mouse wireless la rendono più produttiva a casa.

Quindi, invece di stare sdraiati a letto con un portatile, provate qualcosa di più deliberato. La soluzione potrebbe essere qualcosa di semplice come spostare un comodino in un angolo, lontano dalle distrazioni, buttando giù il computer e sedendosi su una sedia diritta, come si farebbe alla scrivania del proprio ufficio. (Fate attenzione però al "collo tecnologico" e ad altre esigenze ergonomiche)

Questo serve anche come un importante segnale a chi vive con te che sei 'al lavoro'. "Create dei confini all'interno della vostra casa che i vostri familiari capiscano: 'Quando la porta è chiusa, fate finta che io non ci sia'", dice Kristen Shockley, professore associato di psicologia all'Università della Georgia.

Con un'area di lavoro dedicata dove è possibile concentrarsi, diventa più facile sbloccare i vantaggi del lavoro a distanza. In un sondaggio condotto lo scorso anno da FlexJobs su 7.000 lavoratori, il 65% ha dichiarato di essere più produttivo lavorando da casa, citando vantaggi quali minori interruzioni da parte dei colleghi, politiche di ufficio minime e riduzione dello stress da pendolarismo.

Ma è anche importante prenotare la giornata. In quel sondaggio Buffer, la lamentela più citata di WFH è stata l'impossibilità di staccare la spina dopo il lavoro. Se non si può fare la pendolare o entrare e uscire da un ufficio fisico, che fornisce confini più chiari alla giornata lavorativa, Shockley suggerisce "segues psicologiche" che possono aiutare a mettere nella giusta mentalità: come un caffè di 20 minuti al mattino e poi esercitarsi subito dopo il lavoro per aprire e chiudere la giornata.

"Anche se la cura dei bambini non è un problema, è comunque facile quando sei a casa [a pensare]: 'Ho il bucato da fare, fammelo fare in fretta'", dice. "Devi [metterti] in uno stato d'animo che ti fa lavorare davvero"

Evitare di sentirsi isolati

Tuttavia, anche con questi strumenti, la natura forzata e brusca del passaggio da un ufficio a un ambiente domestico potrebbe lasciare qualcuno che fa fatica ad abituarsi al cambiamento.

"Il coronavirus sta spingendo tutti in questo tipo di lavoro estremo da casa", dice Nicholas Bloom, professore di economia alla Stanford University in California, che ha dato a TED Talks about remote work. Dice che ci sono due tipi di lavoro da casa: il lavoro a breve termine o occasionale da casa e il lavoro permanente o a tempo pieno da casa. "È un po' come paragonare l'esercizio fisico leggero all'allenamento della maratona", dice.

Quest'ultimo è ancora piuttosto raro - Bloom dice che solo il 5% della forza lavoro statunitense, ad esempio, riferisce di essere un lavoratore a tempo pieno a distanza. Con il coronavirus, non è chiaro per quanto tempo le persone resteranno a casa, il che pone ulteriori problemi. I genitori, ad esempio, troveranno più difficile lavorare se i bambini sono a casa perché le scuole sono chiuse, il che significa che una stretta comunicazione con i manager - che dovranno essere comprensivi - è di vitale importanza.

Un isolamento prolungato potrebbe anche avere un impatto potenziale sul morale e sulla produttività. Ecco perché Larson suggerisce ai team di cercare di sostenere una parvenza di normalità e cameratismo in modi non convenzionali, come i pizza party virtuali o gli happy hour a distanza, dove le persone chiamano e condividono un cocktail su Slack o Skype.

"È un buon modo per legare - è un po' strano, ma tutti si sentono strani, quindi è divertente", dice Larson, descrivendo la mentalità "siamo tutti insieme". "Aggiunge un po' di leggerezza e leggerezza all'ambiente altrimenti difficile"

Sutton sostiene anche l'idea di tradurre le attività sociali in ufficio in un ambiente online. "Festeggiate i compleanni, lodate pubblicamente gli obiettivi raggiunti e i progetti completati", dice. "Prendetevi il tempo per conversazioni informali e per chiacchierare in un ambiente "più fresco""

Tenere alto il morale

Non fate errori, questi sono tempi stressanti. Titoli negativi, preoccuparsi dei propri cari malati o anziani e combattere la voglia di andare nel panico comprando la carta igienica possono mettere in secondo piano le e-mail di risposta al lavoro. Ma più ci si sforza di comunicare con i colleghi, maggiori sono le possibilità di evitare il senso di isolamento, che può portare alla depressione.

"Nel complesso, un periodo di breve durata, diciamo da due a quattro settimane di lavoro a tempo pieno da casa, credo che sarebbe economicamente e personalmente doloroso, ma sopportabile", dice Bloom. "Un periodo più lungo di, diciamo, due o tre mesi di lavoro a tempo pieno da casa potrebbe portare a gravi costi economici e sanitari"

Concorda sul fatto che le soluzioni a questo problema includono la massima interazione faccia a faccia online possibile attraverso videochiamate, check-in regolari dei manager - soprattutto per quei dipendenti che vivono da soli e che potrebbero sentirsi più isolati - e incontri regolari senza agenda, come prendere un caffè o un drink.

Se sei un manager, è compito tuo fornire una comunicazione chiara ed è anche fondamentale per tenere alto il morale. "È facile essere stressati o depressi di questi tempi", dice Larson. Se sei un manager, "riconosci che c'è stress e difficoltà". Il tuo compito è quello di essere una cheerleader della squadra"

Questo è particolarmente importante se le persone finiscono per lavorare da casa per più di qualche settimana, il che è una possibilità evidente. "Stabilire una norma di qualche tipo", dice Larson. "Tenere alto il morale della gente"

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